会議体を三つに分ける

報告会になるのは、決定権がないから

会議が報告で終わる医院には、共通する形があります。その場に決められる人がいないのです。

議題が出る、意見が出る、最後に「院長に確認します」で終わる。次の月、同じ議題がまた上がります。これを繰り返すと、参加者は「どうせ決まらない」と学習し、発言が減ります。

逆に、院長が全部の会議に出ている医院でも同じことが起きます。院長がいると、全員が院長の顔を見て話すようになり、その場は院長への報告会になります。

直し方は一つです。会議ごとに、ここで決めてよいことを先に決めておく。組織図に書いた権限を、会議にも割り当てます。

三つに分ける

会議は目的ごとに分けます。歯科医院の規模なら、三つで足ります。

朝礼は、今日の予定と注意点を揃える場です。毎日10分、立ったまま。ここでは決めません。

運営会議は、その週に起きたことを片づける場です。週に一度30分、セカンドラインが集まります。ここで決めきります。

経営会議は、数字を見て来月の打ち手を決める場です。月に一度90分。院長が出る唯一の会議です。

この三つを分けると、院長が出る会議は月に一度だけになります。それでも運営は止まりません。止まるとしたら、運営会議に決定権が渡っていないからです。

朝礼では決めない

朝礼で判断しようとする医院は多いのですが、これはうまくいきません。

時間がないので結論を急ぎます。急いで決めたことは、条件を確かめないまま決まります。そして翌週、別の条件が出てきてひっくり返ります。

朝礼で扱うのは、今日という一日を揃えるために必要なことだけです。誰が何時に休憩に入るか。今日来る患者さんで注意が要る方はいるか。器材で使えないものはあるか。

判断が必要な話が出たら、「それは運営会議で」と言って切ってください。切る役は院長ではなく、朝礼の進行役に持たせます。院長が切ると、発言そのものが減ります。

運営会議で決めきる

運営会議は、この設計のかなめです。ここが機能すれば、院長の時間は目に見えて空きます。

出るのはセカンドラインだけ。三人から五人が適正です。議題は前日までに持ち寄り、その場で出た議題は次回に回します。準備なしで出た議題は、たいてい決まらないからです。

30分で終わらせるために、議題は多くても五つまで。一つ六分です。短いと感じますが、準備してあれば足ります。足りないものは次回に回すか、その場で担当を決めて別途話します。

決めきることを徹底してください。「持ち帰って検討」を認めると、この会議は報告会に戻ります。情報が足りずに決められないなら、何をいつまでに調べて誰が決めるかを、その場で決めます。

院長はこの会議に出ません。出ると全員が院長を見ます。議事録だけ受け取ってください。

経営会議は数字から入る

経営会議は、院長とセカンドラインで月に一度。ここは数字から入ります。

先月の医業収入、新患数、キャンセル率、自費率、人件費率。順番を決めて毎月同じ項目を見ます。項目を毎回変えると、比較ができません。

数字を見たあと、上がった理由と下がった理由を言葉にします。ここで「頑張ったから」「たまたま」で片づけないでください。何をしたから上がったのかが言えないと、来月も同じことができません。

そのうえで、来月の打ち手を一つか二つだけ決めます。五つ決めても実行されません。一つに絞って、担当と期日をつけます。

90分のうち、数字を見るのが30分、理由を話すのが30分、打ち手を決めるのが30分。この配分で回ります。

議事録は三つだけ書く

議事録が続かない医院は、書きすぎています。誰が何を言ったかを全部書こうとすると、書く人の負担が重くなり、そのうち誰も書かなくなります。

書くのは三つだけです。決まったこと、担当、期日。議論の経過は要りません。A4の半分で足ります。

書く人は、進行役以外の一人にします。進行しながら書くと、どちらも中途半端になります。

次の会議は、前回の議事録を読み上げるところから始めてください。期日を過ぎているのに終わっていない項目があれば、そこから話します。この確認があるだけで、決まったことが実行される確率が上がります。

ドラッカーの言うとおり、会議は終わったあとに何が起きたかで測られます。議事録は、それを測るための唯一の道具です。